ラウンダーや営業の方にとって業務内容を報告することはとても大切な業務であり、業務報告書作成も必須となってきます。
業務報告書はできるだけ簡潔に要点を掴んだ書き方をすることが重要です。
そこでわかりやすい業務報告書のまとめ方についてご紹介していきます。
業務報告書の構成と大切なポイント
業務報告書の構成ですが、「表題」の他に打ち合わせ内容などをまとめた「内容要旨」やヒアリング事項などを説明する「詳細内容」から成り立っています。
また、表題については報告書の概要がよくわかるようなものを付けます。
内容要旨については主に3つ程度にまとめ、それぞれが約3行以内（50字から100字程度）にまとめると簡潔で読みやすくなるでしょう。
報告書を作成する際、このような全体構成を意識しながら書き進めていくことはとても重要なことです。
「表題」、「本文」、「状況の説明」、「要旨」、「詳細内容」という順に構成されている報告書を表題からいきなり取り掛かると難しさを感じます。
そこで詳細内容から取り掛かるようにすれば、要旨から表題の順に先に書く内容を要約していくと簡単に書き進められる以外にも内容にまとまりが生まれます。
これは報告書の構造が詳細内容に近くなればなるほど、それだけ詳しくなっていくという特長を活かすことになるからです。
また、詳細内容を書く際にも大切なポイントがあります。
詳細内容にも「見出し」「小見出し」「説明文」といったピラミッド構成があるので、書く際の順番を工夫することです。
いきなり頂点である見出しから始めずに説明文から始めことが重要になります。
また、説明文が完結したらその上の小見出しは説明文の要約とし、さらに見出しはその小見出しの要約とすることができます。
ラウンダーが気を付けたい業務報告書の内容上の注意点
報告書を書く際にはその内容に注意する必要があります。
報告書は簡潔にすることが大切ではあるものの、重要な事実や情報などは必ず含めなければなりません。
もし、報告書に記載すべき重要な事実や情報がわからなくなった場合、6W3Hを意識するといいでしょう。
6W3Hとは、次の9つのポイントから成り立ち、ビジネス文書ではよく用いられています。
・Who（誰が）
・Whom（誰に）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・What（何を）
・Why（なぜ）
・How to（どのように）
・How many（どれくらい＝数量）
・How much（いくら＝金額）
報告書作成時にはこのようにして事実関係について正確に説明し、客観性やわかりやすさを持たせることが大切です。
また、その他の注意点としては金額や時期、数量といった数字や場所などの固有名詞などについては内容に誤認がないように細心の注意を払います。
事実と異なる場合、今後の商談や顧客などへの対応方針を決める際に支障をきたすことも考えられるので注意しましょう。
ラウンダーが業務報告書の内容を上手にまとめるテクニック
業務報告書を上手くまとめるためにいくつかのテクニックがあります。
最初のテクニックとしては文字量に注意して仕上げることです。
例えば、上記のような要旨や詳細内容を含めた報告書を作成する場合にはA4用紙1枚で要旨を、さらに2枚~3枚で詳細内容を仕上げます。
また、表現についても注意して仕上げます。
各文の語尾には統一性を持たせ、「ですます調」と「である調」を混同しないようにします。
助詞の重複も読みにくくなるので避け、分割するなどして工夫するようにしましょう。
文章の末尾には句点を打ち、読点も必要に応じて入れるようにします。
読点の打ち方については明確なルールはありませんが、読点がないと読みにくい場合には15文字前後で読点を入れるようにします。
まとめ
今回はわかりやすい業務報告書のまとめ方についてお伝えしてきました。
この記事で触れた内容を参考にしてぜひ簡潔でわかりやすい業務報告書の作成に役立ててみてください。